Publicerad 27 maj 2009

Fånga och säkra rätt kunskaper

Kunskap är en av företagens viktigaste resurser. Men det gäller att fånga rätt kunskap för att hålla jämn och hög kvalitet.

Det krävs kunskap för att framställa en produkt, erbjuda en tjänst och effektivisera processer. Frågan är om företagen får ut det maximala av personalens kunskaper. Om inte – hur tar man tillvara kunskap på bästa sätt?

– För att hävda sig konkurrensmässigt i dag gäller det att företagen förvaltar och utnyttjar kunskapen som resurs så optimalt som möjligt, säger Lena Aggestam, universitetslektor på Institutionen för kommunikation och information på högskolan i Skövde.

I sin doktorsavhandling har hon fokuserat på hur företag kan arbeta med den nya tekniken med IT-stödda kunskapsförråd. Många anser att den i dag utgör själva kärnan i arbetet med att effektivt förvalta kunskap.

– IT gör det möjligt att spara kunskap i bilder, text och animeringar och det går att sprida den utan att vara beroende av tid och rum, säger Lena Aggestam.

Ett IT-stött kunskapsförråd måste hålla hög kvalitet om det ska bidra till att öka effektiviteten.

– Det måste vara aktuellt och uppdaterat, relevant och korrekt. Och det kräver ett fortlöpande arbete.

Det är viktigt att personalen har tillgång till rätt kunskap för att kunna jobba effektivt. Det förbättrar effektiviteten och ökar konkurrenskraften.

– Ett inaktuellt kunskapsförråd används inte och förlorar snabbt sin trovärdighet. Den stora utmaningen är att hela tiden fånga ny kunskap.

Lena Aggestams avhandling ”IT-support Knowledge Repositories: Increasing their Usefulness by Supporting Knowledge Capture” beskriver själva processen med att fånga kunskap. Likaså finns en guide som företag och org anisationer kan arbeta utifrån.

KRITERIER FÖR ATT FÅNGA RÄTT KUNSKAP

1. Kontrollera att de identifierade kunskapsbitarna leder till att målet för kunskaps-
förrådet uppnås.

2. Bedöm om den identifierade kunskapen redan är lagrad och behöver uppdateras.

3. Kontrollera om lagring av de identifierade kunskapsbitarna ökar risken för imitation av externa aktörer, något som kan minska organisationens konkurrensfördel. Lagra information om var den faktiska kunskapen finns och ta hjälp av lösenord för att säkerställa vilka som kommer åt den.

4. Undersök om den identifierade kunskapsdelen omfattas av sekretess eller upphovsrätt.

5. Graden av skydd avgör om kunskapen kan och bör lagras. Strider det mot lagen, ta bara med information om upphovsman.

6. Viss typ av lagring kan innebära förlust av viktiga kunskaper. Bedöm olika typer av lagringsformat som text, bild eller film. Kanske är det inte värt att lagra allt.

7. Är de identifierade kunskapsbitarna korrekta? Det är viktigt för kvalitetssäkringen att den anställde som gör utvärderingen har rätt kompetens och medarbetarnas förtroende. Ange alltid namn och titel på den som utfört kvalitetssäkringen eftersom den påverkar människor.

FÖRSLAG PÅ ARBETSSÄTT

  • Utse en arbetsgrupp med nyckelpersoner.
  • Var uppmärksam på vilken kunskap tänkta användare av kunskapsförrådet behöver och vill ha.
  • Identifiera typen av kunskap och på vilket sätt den ska finnas tillgänglig.
  • Skaffa kunskap om användares och leverantörers praktiska verklighet för att bättre förstå deras behov och förutsättningar.
  • Be leverantörer av kunskapen beskriva konkret vilken typ av kunskap de kan sprida.
  • Var noga med att den första versionen som testas på användare inkluderar den kunskap som de anser vara mest kritisk.
  • Identifieras flera olika kunskapsområden — prioritera!

MARGARETHA ELDH

Taggar: