Publicerad 15 september 2014

Nära kokpunkten

Arbetsminnet blir ett allt viktigare arbetsredskap, i allt fler yrken. Frågan är hur mycket våra hjärnor klarar utan att överhettas? Kanske är det dags för en ny sorts ergonomitänk – där sättet att utföra arbetet anpassas efter hur våra hjärnor fungerar.

Vi lever i ett samhälle där mängder av information finns bara några knapptryckningar bort och där vi kan kommunicera i flera kanaler, var vi än är. Det gör att vi kan ta vara på varje liten stund. Passa på att kolla mejlen under en föreläsning, skicka ett sms under hissfärden upp till kontoret och kolla av facebook-flödet samtidigt som vi sitter hemma i soffan och ser på tv.

Informationsutbudet och tillgängligheten tilltalar oss, som de nyfikna och sociala varelser vi är. Det triggar ambitioner av att vara effektiv och få mycket gjort och ger en känsla av att ha koll och hänga med. Därför har många av oss svårt att stänga av telefonsignalen, klicka bort mejlfönstret eller motstå frestelsen att följa ytterligare en länk (för då kanske man missar något intressant).

Men frågan är om vi verkligen blir mer effektiva av att göra flera saker samtidigt? När funkar det, och när leder det bara till frustration? Var går gränsen för vad vår hjärna klarar, mellan stimulerande utmaningar och farlig stress?

För att kunna svara på detta behöver vi först förstå hur vår hjärna hanterar den allt bredare floden av information som omger oss. För att inte översvämmas sker hela tiden ett strikt urval, där hjärnan väljer ut vad som ska släppas vidare till de medvetna delarna och vad som ska sållas bort. Denna process sker oftast utan att vi märker det. Men ju fler tankar som snurrar i huvudet och ju fler saker som pockar på vår uppmärksamhet samtidigt, desto mer måste vi anstränga oss: För att styra uppmärksamheten mot det vi vill tänka på och försöka hålla borta allt det andra.

 

För att kunna behålla kontrollen över uppmärksamheten behöver vi ta hjälp av arbetsminnet. Kortfattat uttryckt är det en hjärnfunktion som hjälper oss att komma ihåg vad vi ska komma ihåg. Det kan till exempel handla om att minnas vad det är vi letar efter när vi söker igenom en lång text på jakt efter en viss typ av information. Arbetsminnet gör det också möjligt att hålla information aktiv i hjärnan samtidigt som vi processar den – till exempel för att fatta ett snabbt beslut genom att göra en sammanvägning av flera olika faktorer.

Torkel Klingberg, professor i kognitiv neurovetenskap vid Karolinska institutet, forskar om uppmärksamhet och arbetsminne och har bland annat skrivit boken Den översvämmade hjärnan. Han betonar att arbetsminne kräver större ansträngning än andra minnesfunktioner, eftersom det du ska minnas måste hållas aktivt i medvetandet som en ständigt snurrande tankeloop. Detta till skillnad från långtids- eller korttidsminne, som snarare handlar om att koda in information för att kunna plocka fram den senare.

Att jobba med uppmärksamhet och arbetsminne fullt påslaget kan därmed beskrivas som hjärnans motsvarighet till höjdhopp eller sprinterlöpning för våra kroppar. Och precis som kroppen behöver hjärnan träning på hög nivå för att successivt klara allt större utmaningar.

– Att göra krävande saker i vardagslivet kan ha en tränande effekt. Man kanske känner sig lite förvirrad i stunden, men det behöver inte vara farligt för hjärnan, säger Torkel Klingberg.

Men precis som kroppen behöver hjärnan pauser och återhämtning. Lika lite som man orkar hoppa höjdhopp en hel dag klarar hjärnan att ständigt sålla i och bearbeta information och hålla flera processer igång samtidigt.

Det gäller alltså att försöka hålla en bra balans mellan träning och vila. Det har blivit en allt större utmaning i och med informationsteknologins inträde i vår vardag: I form av bärbara datorer och telefoner, en ständigt stegrande internetanvändning och molntjänster som gör att arbetsmaterial finns tillgängligt överallt.

 

Parallellt med teknikutvecklingen ställer dessutom allt fler yrken krav på informationsbearbetning. Många arbetsuppgifter som längre tillbaka handlade om handfast kroppsarbete vid en maskin sköts numera genom övervakning av monitorer och tolkning av digital information. Samtidigt ökar antalet yrken som kräver kommunikation i flera kanaler. Tidigare var det framförallt de med kontorsjobb som förväntades sitta i telefon och använda datorer. Nu kan alla ha en bärbar kommunikationscentral på fickan. Och förväntas därmed använda den, parallellt med sina andra arbetsuppgifter.

Vad är det då med just informationsteknologin som är så utmanande för arbetsminnet? Det handlar om flera faktorer: Att det mesta som vi gör med datorn eller telefonen kräver att vi sållar och bearbetar information. Att plingande mejl, sms och statusuppdateringar distraherar vår uppmärksamhet från det där som vi försöker komma ihåg att tänka på. Och inte minst: Den starka lockelsen att göra flera saker samtidigt som den bärbara tekniken medför.

Det är i sig ingen omöjlighet att göra flera saker parallellt. I vardagen finns mängder av exempel på att vi klarar det bra – exempelvis att diska och lyssna på radio samtidigt, eller sortera tvätt och föra ett samtal. Men när det gäller just informationsbearbetning är risken påtaglig att försöken att vara effektiv snarare leder till stress och halvdant utförda uppgifter, menar Jerker Rönnberg, professor i kognitiv psykologi vid Linköpings universitet.

– Om du gör två uppgifter som kräver att du manipulerar och bearbetar information så har du öppnat upp för att de ska störa varandra, säger Jerker Rönnberg.

 

Om uppgifter går att utföra samtidigt eller inte har att göra med i vilken mån de kan automatiseras, så att de inte behöver skötas av arbetsminnet. Jerker Rönnberg drar parallellen till att vara ny på jobbet.

– Då använder man frontalloben hela tiden, tills man lär sig uppgifterna och kan delegera dem till andra delar av hjärnan.

Många saker går bra att automatisera: Efter att ha diskat samma porslin eller sorterat samma tvätt många gånger kan man lita på att händerna gör rätt av sig själva, och kan ägna den kontrollerade uppmärksamheten åt något annat. Annat, som kräver en hög grad av informationsbearbetning, går aldrig att automatisera helt och hållet.

– Du kan automatisera hur du sätter fingrarna på tangentbordet. Däremot kan du inte föra ett samtal och tänka på vad du skriver samtidigt, säger Torkel Klingberg.

Forskaren Michael Posner har sammanfattat flera studier om krävande simultanutförande i en förenklad graf. Den visar att prestationen i den ena uppgiften sjunker i takt med att koncentrationen och prestationen i den andra uppgiften ökar, om än inte i precis samma omfattning.

– Om man gör två uppgifter, och adderar hur mycket av A man får gjort och hur mycket av B man får gjort, säg 80 procent plus 30 procent, så kommer du totalt upp i 110 procent. Så du kan faktiskt få mer gjort, säger Torkel Klingberg.

Samtidigt kvarstår faktum: Du kommer inte upp i 100 procent på någon av uppgifterna. I vissa situationer spelar det inte så stor roll: Om du vet var du kan hitta informationen i efterhand gör det kanske inte så mycket att du missar delar av en muntlig presentation för att du sitter och kollar mejl på mobilen. I en kaotisk trafiksituation kan det däremot vara ödesdigert att inte ha fullt skärpt uppmärksamhet. Och om du håller på med en arbetsuppgift som kräver koncentration och kreativitet kommer kvaliteten på resultatet att försämras om du inte är fullt närvarande. Vilket i sin tur kan leda till frustration och känslor av misslyckande.

 

Så hur kan man då avgöra vad hjärnan och vårt arbetsminne klarar? Var går gränsen mellan stimulerande utmaningar och hälsosam träning respektive övermäktiga påfrestningar och skadlig stress? Nyckeln är att kraven behöver vara på lagom nivå i relation till vår kapacitet. För att ta höjdhoppsliknelsen – att inte försöka hoppa 2,40 meter när vi bara är mogna för 1,30.

Utöver det behöver vi kunna känna att vi har inflytande över hur vi ska använda arbetsminnet. Att ansvara för ett oförutsägbart inflöde av arbetsuppgifter i en stökig miljö som präglas av osäkerhet och konflikter innebär att förmågan att koncentrera sig och göra ett bra jobb försämras.

– Om du inte styr över din tid, och om du inte har de kognitiva resurser som krävs, då blir det ett evigt slitage. Då kommer du vara tröttare varje dag, just för att du går närmare ditt max, säger Jerker Rönnberg.

 

En annan viktig aspekt är vad vi ägnar oss åt under den tid som är tänkt att ge oss återhämtning från arbetet.

Sara Thomée, forskare och psykolog vid Arbets- och miljömedicin på Sahlgrenska Universitetssjukhuset, studerade i sin doktorsavhandling hur mobil- och datoranvändning påverkar den psykiska hälsan hos unga. Hennes studier visade att en frekvent mobilanvändning hade samband med ökade sömnbesvär hos män, samt med ökade depressionssymtom hos både män och kvinnor.

Studierna gav inte svar på vilka aspekter av mobil- och datoranvändningen som orsakar ohälsan. Det är något Sara Thomée nu ska titta vidare på. Men hon ser det som mycket troligt att det har att göra med möjligheterna till återhämtning.

– Om man sitter framför datorn hela dagarna på jobbet är nog inte den bästa återhämtningen att göra samma sak på kvällen.

Sara Thomée pekar på hur många av oss välkomnat informationsteknologin med vidöppna armar.

– Vi är så fascinerade av att kunna göra saker hela tiden att vi blir helt uppslukade. Förr satt man och glodde ut genom fönstret på bussen på väg till jobbet och lät tankarna flyga. Nu är det bara att konstatera att många sitter som klistrade vid sina skärmar. 

 

Informationsteknologin är fortfarande ny, betonar Sara Thomée. Hon tror att vi fortfarande behöver lära oss att hantera den på ett bra sätt.

– Jag tror att man skulle behöva diskutera mera. Hur vill vi ha det i familjen, i skolan, på jobbet?

Jerker Rönnberg tror också att vi har mycket kvar att lära – både om hur vi själva fungerar och om hur vi kan utforma arbetet så att arbetsminnet håller sig i bra form. Han är en av författarna bakom rapporten Den hjärnvänliga arbetsplatsen, som Arbetsmiljöverket publicerade i maj. Den handlar framförallt om insatser för att förbättra arbetsmiljön för personer med kognitiva funktionshinder. Men analysmetoderna och förbättringsförslagen är relevanta för alla som jobbar i en kognitivt utmanande miljö, menar Jerker Rönnberg.

– Det handlar om att se hur hjärnan hos individen fungerar och att sätta det i förhållande till uppgiften, individens motivation och arbetsmiljön i stort.

Sedan länge finns regler och system för att anpassa arbetsuppgifter och arbetsplatser så att de tar hänsyn till våra fysiska begränsningar – exempelvis genom att ta bort tunga lyft och monotona rörelser. I ett allt mer informationsintensivt arbetsliv är det kanske dags för en ny typ av ergonomi: Kognitiv ergonomi. Genom att systematiskt tillämpa beprövade analysmetoder skulle det sätta ljus på: Vad klarar våra hjärnor? Och hur kan arbetsuppgifterna anpassas så att vårt arbetsminne inte riskerar att bli överhettat?

Tips för att hålla hjärnan i skick

  •  Stäng av, eller håll dig medvetet borta/bortkopplad från all teknisk utrustning under minst 60 minuter varje dag och fokusera helt under denna tid på det som är viktigt att göra.
  • Stäng av meddelanderutan på skärmen som säger att du fått ett nytt mejl. Den gör bara att du tappar fokus på det du håller på med. Bestäm i stället fasta tider när du går in och tittar på din e-post. Passa också på att avregistrera dig från onödiga nyhetsbrev som fyller din inkorg.
  • Se till att du kan arbeta ostört, åtminstone under flera sammanhängande perioder under dagen. Studier visar att vi i snitt blir störda i vårt arbete var 11:e minut. Varenda gång du blir stört måste du ”ladda om” och  ”ta ny sats” för att komma tillbaka till dig workflow och det tar både tid och energi. Se till att arbeta någonstans där du inte är nåbar under vissa tider på dagen om du känner att du störs för mycket i ditt jobb.
  • Gör en ”Att-inte-göra-lista” som du uppdaterar med jämna mellanrum. Se över hur dina jobbrutiner ser ut och vad det är som du tenderar att göra som fungerar dåligt och är oproduktivt. Ha koll på din lista och påminn dig om att inte göra dessa saker.
  • Tänk på vilodagen så att du helgar den. Faktiskt så är detta gamla och i dag totalt bortglömda budord en mycket viktig ingrediens i ett balanserat liv. Du behöver koppla av från ditt jobb för att orka vara kreativ och produktiv. Se till att åtminstone en dag i veckan vara ”icke-nåbar” och ouppkopplad till alla möjliga former av teknik. Ägna tid åt sådant som ger dig glädje och energi.
  • Köp en riktig väckarklocka och lämna mobilen utanför sovrummet. Du kommer att sova bättre och bli piggare. Att läsa sig trött på en skärm som med en bok går inte.

Källor: Anna Loverus – ”Digital stress”

Ulrika Gabriel, beteendevetare, coach

Micke Damell – ”Uppkopplad eller avkopplad”

 

   

Fatima Grönblad

Taggar: StressIT