Publicerad 23 april 2018

Nytt arbetssätt krävs i aktivitetsbaserat kontor

Aktivitetsbaserat kontor

Allt fler företag väljer aktivitetsbaserade kontor. Nu ska forskare studera hur den nya kontorsmiljön påverkar medarbetarna på sikt, och vad som krävs för att förändringen ska bli lyckad.

Hittills finns det ganska få vetenskapliga studier av aktivitetsbaserade kontor. Men i ett nytt projekt vid GIH, Gymnastik- och idrottshögskolan, ska forskare studera hur arbetsmiljö, hälsa och prestationer påverkas av de nya, flexibla kontorsmiljöerna. De vill även ringa in vilka faktorer som stödjer en bra genomförandeprocess, och vilka som hindrar den.

– Vi hoppas kunna dra lite mer nyanserade slutsatser, säger Anne Richter, organisationspsykolog och ledare för forskningsprojektet. Vi vill undersöka vilka som aktivitetsbaserade kontor fungerar för, vilka de inte fungerar för och vilka faktorer som är viktiga i förändringsresan. Foto: GIH

I studien ingår fyra företag: Previa, ICA Gruppen, NCC och Tenant & Partner, ett konsultföretag som arbetar med fastighets- och lokalfrågor.

Många arbetsgivare har frågor om aktivitetsbaserade kontor, berättar Monica Jakobsson Höckert, affärsutvecklingschef på Previa.

– På vår hemsida är aktivitetsbaserade kontor den vanligaste frågan som man klickar på. Det finns mycket funderingar kring detta ute i landet. Det finns också ett stort intresse när vi ordnar seminarier om de här frågorna, säger hon.

Företagshälsan behöver evidensbaserad kunskap, för att kunna ge arbetsgivarna effektivt stöd, fortsätter Monica Jakobsson Höckert.

– Det är jätteviktigt att aktivitetsbaserade kontor inte blir en ny stor risk. Det får inte bli ett hinder för att medarbetarna ska kunna använda sin kompetens, och göra det de ska göra.

Monica Jakobsson Höckert hoppas att forskningen ska resultera i en bred kunskapssammanställning, som företag kan använda sig av innan de går över till aktivitetsbaserade kontor.

Huvudkontoret för ICA Gruppen flyttar till ett nybyggt aktivitetsbaserat kontor i början av 2019. Förberedelsearbetet med flytten har pågått i tre år.

– En viktig del av planeringen har varit att djupdyka i de olika behov som finns i verksamheten, säger Ann Hennicks, HR-direktör vid ICA.

Företaget hoppas att ytorna i det nya kontoret ska användas mer effektivt, samtidigt som arbetsmiljön är anpassad efter de olika arbetsuppgifter som medarbetare har.

– Vi är väldigt intresserade av att se om ett kontor som är byggt efter aktivitetsbaserade principer ökar samarbetet, säger Ann Hennicks.

Forskarna ska studera flytten – före, under och efter.

För att aktivitetsbaserade kontor ska fungera krävs att det finns ytor som motsvarar vad medarbetarna behöver för att kunna göra sina jobb, konstaterar forskaren Anne Richter. Det innebär allt från knäpptysta ytor till mera vardagsrumsaktiga.

– Men aktivitetsbaserat handlar mycket om beteenden, inte bara om tjusiga lokaler, fortsätter Anne Richter.
Projektet ska pågå fram till 2021.

Tips lyckas med aktivitetsbaserat kontor

  • Tänk efter före Ett aktivitetsbaserat arbetssätt ställer krav på ergonomi och design, för att medarbetare inte ska bli störda av kollegornas prat. Det är viktigt att det finns olika typer av arbetsplatser och ytor som passar både samarbete och enskilt, koncentrationskrävande arbete.
  • Nya arbetssätt Aktivitetsbaserade kontor kräver nya sätt att arbeta. De förutsätter att medarbetaren sätter mål för sin dag, planerar arbetet och väljer en arbetsplats som passar för arbetsuppgiften.
  • Använd lokalerna som tänkt I ett aktivitetsbaserat kontor är tanken att man ska byta arbetsstation utifrån vilken uppgift man har för dagen. Tanken är alltså inte att man ska paxa platser. Sitter man i en tyst zon är det inte ok att prata i telefon.
  • Utmaning för ledarskapet I ett aktivitetsbaserat kontor har chefen inte längre medarbetarna samlade omkring sig. Som chef är det bra att vara beredd på att det kan bli svårare att skapa en god social arbetsmiljö, där medarbetarna upplever arbetet som meningsfullt, känner grupptillhörighet och får det stöd de behöver.

Källa: Anne Richter organisationspsykolog och ledare för forskningsprojektet om aktivitetsbaserat kontor.

Taggar: Arbetsklimat