Publicerad 22 april 2020

Så lyckas ni med förändringsarbetet

Förändringsarbete

Att de företag som kan ställa om snabbt lyckas bättre när omvärlden förändras har blivit smärtsamt tydligt under coronapandemin. Att utvärdera sina resultat och dra lärdom av tidigare erfarenheter är några nycklar för att lyckas, konstaterar forskare i en ny rapport.

Förändringstakten i arbetslivet går allt snabbare och företag behöver kompetens och beredskap att kunna ställa om sin verksamhet. Det säger Cathrine Reineholm, forskare vid institutionen för beteendevetenskap och lärande vid Linköpings universitet.

Foto: Linköpings universitet

– Förändringskompetens är en lärandeprocess som behöver finnas på alla nivåer i organisationer. Förändring drivs inte av en person, säger hon. 

Cathrine Reineholm är en av författarna till en ny kunskapssammanställning från Myndigheten för arbetsmiljökunskap, Mynak, som undersökt vilka faktorer som är viktiga för att skapa en hög förändringskompetens på arbetsplatser. Forskarna konstaterar att ledning och chefer har en viktig roll i att driva förändringar på arbetsplatsen men att alla medarbetares kompetens behöver tas tillvara.

– Det är jobbigt att förändras. Det är enklare att göra som man alltid har gjort. Utmaningen är att få med alla medarbetare i förändringen och för att lyckas med det är det viktigt att också ta tillvara på medarbetarnas kompetens och erfarenheter, säger Cathrine Reineholm.

Delaktighet lyfts ofta som en viktig del av förändringsarbete. Flera studier pekar också på att delaktighet kan öka motivationen att förändras, men förväntan om delaktighet kan även upplevas som pressande av medarbetare. Enligt Cathrine Reineholm är det viktigt att medarbetare ges en realistisk möjlighet att delta, men utan att det uppfattas som ett tvång.

Kommunikation är ett viktigt verktyg för att skapa dialog och förståelse i organisationen.
Andra nyckelfaktorer är att utvärdera sina förändringsresultat och dra lärdom av tidigare erfarenheter av organisatoriska förändringar, lyckade och mindre lyckade. Vad har vi gjort tidigare och vad kan vi dra för lärdomar av det? Det är också bra att vara öppen för förändringsmotstånd.

– Förändringsmotstånd behöver alltid hanteras. Och det är bra att vara öppen för att förändringsmotståndaren kanske har rätt, kanske är det här inte en bra förändring, säger Cathrine Reineholm.

Behovet av att snabbt kunna ställa om har ställts på sin spets så här i coronatider. Och även om rapporten fokuserar på planerade förändringar, ser Cathrine Reineholm att flera av resultaten kan vara användbara även i dagens läge.

– Den här situationen tog nog alla på sängen, ingen var beredd på att det här skulle hända. Men vi ser ändå att information och kommunikation, och att ta tillvara på allas erfarenheter, är viktiga. Företag har organiserat om sig på alla möjliga sätt för att lösa problemen, släppt mycket av de hierarkiska strukturerna och även dragit lärdomar från andra organisationer, säger hon.

Kanske kan förändringsarbetet få en skjuts på grund av den pågående krisen.

– Låt oss hoppas det. Många känner nog mycket stress och frustration men kanske också att man faktiskt klarar av det här. Man löser det som måste lösas. Vi behöver förändringskompetens för att vara rustade för framtiden, säger Cathrine Reineholm.

Tips Så ökar ni förändringskompetensen

  • Utvärdera resultat och effekter av tidigare förändringar – hur kan vi göra det bättre den här gången?
  • Ta tillvara på allas kompetenser. Förändringskompetens behövs i hela organisationer, på alla nivåer.
  • Ta tillvara på förändringsmotstånd – kanske finns det något som kan förbättras i den planerade förändringen?
  • Skapa möjlighet till delaktighet men utan att det blir en press.
  • Policys och strategier är viktiga men glöm inte att också utveckla metoder för att stödja genomförandet av dem.

Fakta: om rapporten

Kunskapssammanställningen "Organisatorisk förändringskompetens på arbetsplatser" är en del av regeringsuppdraget "Framtidens arbetsmiljö i Sverige" som gavs till Myndigheten för arbetsmiljökunskap 2018. Kunskapssammanställningen är framtagen av forskarna Henrik Kock och Cathrine Reineholm vid Linköpings universitet. Av de studier som ingår i kunskapssammanställningen är merparten inom offentlig sektor. Rapportförfattarna påpekar att det finns ett behov av fler studier som följer förändringen över tid, så kallade longitudinella studier.

Taggar: KompetensInnovationerCoronaviruset