Publicerad 6 november 2015

En utmaning att leda virtuella team

E-ledarskap

Att bara träffa sina medarbetare en gång om året. Så ser verkligheten ut för allt fler. Att vara chef över så kallade virtuella team ställer stora krav på ledarskapet, visar ny forskning.

Carina Beckerman, forskare vid Handelshögskolan i Stockholm, har studerat ledarskap i så kallade virtuella team. Ett virtuellt team består av människor som är utspridda över hela världen eller inom ett land och som samarbetar med hjälp av kommunikations- och informationsteknologi.

– Utöver att man leder människor som är geografiskt spridda så ska en e-ledare också göra allt det som en vanlig chef gör, det vill säga planera, sköta administrativa sysslor och motivera medarbetare. Det är inte alltid så lätt. Bara sådana praktikaliteter som att fixa nyckelkort till nya medarbetare eller se till att någon får en ny dator kan vara väldigt krångligt, sa Carina Beckerman när hon presenterade sin forskning på ett seminarium arrangerat av AFA Försäkring.

Det var inom IT-branschen och konsultverksamhet som virtuella team först uppstod, men i dag finns det även inom offentlig sektor. Carina Beckerman har gjort en fallstudie på Kronofogdemyndigheten. Av 120 team där är 40 virtuella och spridda över hela landet. För att ta reda på mer om hur det är att leda ett virtuellt team har hon intervjuat cheferna på Kronofogdemyndigheten. Hela 94 procent av cheferna där kände stress som var kopplad till själva virtualiteten och inte till andra faktorer i organisationen.

– Det finns en känsla av att aldrig vara där man borde vara. Det är en frustration som aldrig tar slut.

Virtuella team införs ofta för att spara pengar. Ett argument som framförs är också att cheferna inte ska behöva resa så mycket, att möten och annat kan ske via videolänk. Men merparten av de chefer som Carina Beckerman intervjuat säger att resorna istället ökat.

Arbetsmiljöarbete är svårt att driva på distans. Andra svårigheter med virtuellt ledarskap är enligt Carina Beckerman att det är svårt att bygga upp en teamkänsla. Det är också svårt att informera samtidigt om saker och säkerställa att alla medarbetare får lika mycket information.

– Det är svårt att få medarbetare att känna engagemang. Fysisk närvaro är alltid mer kraftfull. Förändringsarbete är nästan omöjligt på distans. Man behöver se medarbetarnas ansikten för att se hur de reagerar på saker. Sen är det också svårt att upptäcka om folk mår dåligt och är stressade.

En konsekvens av att arbetsgrupper är geografiskt spridda är också att den vardagliga, mellanmänskliga kontakten försvinner.

– Där får man vara lite kreativ. En arbetsgrupp jag pratade med hade bestämt att de skulle ses för en virtuell fika en gång i veckan och de gjorde de också.

 

 

 

tips så leder du virtuellt

  • Teamet behöver en tydlig strategi för sitt arbete. Alla måste veta vad som ska göras, vilka krav som ställs på dem, vad man vill uppnå och hur det ska gå till. Strategiarbetet kan inte ske virtuellt utan måste göras face-to-face.
  • Chefen måste vara virtuellt synlig och bygga tillit. Det kallas telepresence.
  • Chefer som leder virtuella team måste vara ännu mer tydliga i sitt ledarskap och peka med hela handen. Att lämna öppet för alltför mycket flexibilitet skapar oro.
  • Viktigt att informera alla kontor som ingår i teamet samtidigt och lika mycket.
  • Specialister som är vana att jobba mycket självständigt klarar virtuellt ledarskap bättre.
Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom

Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom Chefredaktör och ansvarig utgivare 08-402 02 52

Taggar: ChefStressIT