Karin Målargården, avdelningschef på Ejendals AB

Publicerad 30 augusti 2021

Medarbetarenkät – och sen då?

ledarskap

Medarbetarundersökningar är enkla att genomföra praktiskt men det krävs mycket kunskap och tid för att ta hand om resultatet. Annars finns det risk att de ­stjälper i stället för hjälper. 

Karin Målargården är chef för 36 ­personer som jobbar med olika supporttjänster till kunder och säljare. Företaget i stort arbetar med att utveckla, tillverka och marknadsföra arbetsskydd i form av skor och handskar, och har kontor både i Leksand och finska Jokipii.

För ett lyckat arbete med medarbetarundersökningen menar Karin Målargården att det krävs ett bra lagarbete där alla är med och bidrar.

– Jag har varit tydlig med att jag inte sitter inne med alla briljanta idéer och lösningar, detta är ett arbete vi gör gemensamt, säger hon.

Karin Målargården har använt sig av Prevents medarbetarundersökning OSA-enkäten (se faktaruta).

– Jag tycker den gav en bra och konkret bild av vad vi behövde jobba med där och då. Det är ju ett arbete som måste följas upp eftersom status och behov förändras, säger hon.

En av kategorierna i enkäten handlar om arbetsorganisation där resultatet signalerade att arbetsmålen behövde förtydligas. Genom att bryta ner företagets övergripande mål och koppla dem till medarbetarnas dagliga uppgifter blev det enklare att formulera en gemensam riktning för avdelningen.

– Det räcker långt att lyfta upp en fråga i ljuset, svaren finns ju oftast inom gruppen, säger Karin Målargården.

Kategorierna i enkäten har diskuterats på avdelningsmöten och, när det funnits behov, utmynnat i gemensamma åtgärder och en plan för utförandet.

– Jag lägger stor vikt vid att skapa ett engagemang och en anda där alla får komma till tals och vågar säga sin mening, bland annat genom att erbjuda forum för det, ställa öppna frågor och tydligt visa att allas åsikter måste behandlas med respekt, säger Karin Målargården.

I dag finns det en uppsjö av företag som erbjuder medarbetarundersökningar. Teknikutvecklingen har gjort det möjligt att genom några knapptryckningar skicka ut frågor och få fina staplar och diagram tillbaka.

– Faran är att man fastnar i själva mätandet eftersom det är så lätt, och glömmer bort att följa upp och åtgärda, säger Robert Holmberg, forskare i arbets- och organisationspsykologi vid Lunds universitet.

Han ingår i en forskargrupp som studerat medarbetarundersökningar på sju olika arbetsplatser, både privata och offentliga.

– Det mest slående i våra resultat är att enkäterna tenderar att vara väldigt likartade trots att verksamheter kan se så olika ut i dag, säger Robert Holmberg.

Det är till exempel inte ovanligt att en arbetsgrupp är utspridd i flera länder eller på olika arbetsplatser. Ett exempel är lokalvårdare som oftast arbetar på många olika arbetsplatser och har mest kontakt med kollegor ur andra personalkategorier.

– Då kan medarbetarundersökningen bli missvisande om det inte tydligt framgår vilken personalgrupp och chef som avses, säger Robert Holmberg.

En annan viktig slutsats var att de chefer som lyckats bra med medarbetarundersökningar som ett verktyg för att ­förbättra verksamheten, redan från början haft bra grepp om vad som funkar bra och var det finns förbättringsbehov i verksamheten.

– Då kan man styra in frågorna på det man vill veta mer om och helst också ha en handlingsplan för möjliga åtgärder beroende på vad som kommer fram i enkäten. Det gäller att inte bli överraskad, säger Robert Holmberg.

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) trädde i kraft 2016. Föreskriften säger att arbetsledare ska ha kunskap om hur man förhindrar att medarbetare far illa av för hög arbetsbelastning, arbetstidernas förlängning eller kränkande särbehandling. I dag ­utförs medarbetarundersökningar som en del av del systematiska ­arbetsmiljöarbetet på många företag för att täcka in dessa frågor.

– Men om man inte tar processen på allvar och återkopplar till medarbetarna finns det en risk att undersökningen blir urvattnad och att man inte får fler chanser, säger Pia Ståhl, arbetsmiljökonsult åt bland annat Prevent, Metodicum och i egen regi.

Hon blir ofta inkopplad när företag kört fast någonstans i processen. Om frågorna är för ospecifika riskerar man att hamna i ett läge där det är oklart vad som behöver åtgärdas.

– Jag blev nyligen kontaktad av en högre chef som hade fallande siffror på ledarskapet, men visste inte var det brast, säger hon.

Efter ett nytt utskick med detaljfrågor om ledarskapet blev det tydligt att det handlade om några få medarbetare som kände sig kränkta av både chef och medarbetare. Ledningen gick i försvar och menade att det kunde handla om missnöje med lönen och undercheferna försäkrade att det inte handlade om någon i deras arbetsgrupp.

– Det är respektlöst att sopa problem under mattan även om det bara handlar om ett fåtal individer. Man måste förhålla sig neutral och alltid åtgärda problemen, säger Pia Ståhl.

Ytterligare en risk med medarbetarundersökningar är att de används som ett verktyg för att utvärdera chefen. Låga siffror behöver inte betyda att chefen är dåligt utan kan till exempel handla om för högt ställda förväntningar på att de ska uträtta saker de inte har mandat för.

– Medarbetarundersökningar är inget forum för missnöje utan en möjlighet att berätta om sin arbetsmiljö för att göra den bättre. Det är jätteviktigt att förmedla som chef innan man skickar ut en enkät, säger Pia Ståhl.

Som chef är det också viktigt att tänka på att man har stöd från ledningen och ibland kan man också vara hjälpt av en extern resurs att bolla tankar och frågor med.

– Det kan till exempel handla om en person från HR som kan sitta med vid möten och vara ett stöd i förändringsarbetet eller att man har en mentor utanför arbetsgruppen att diskutera med, säger Robert Holmberg.

Ibland är problemen som framkommer vid en medarbetarundersökning av sådan art att det kan behövas expertkunskap utifrån, till exempel av en organisationspsykologi. Då handlar det oftast om frågor där kritik riktats direkt mot chefen eller kränkande särbehandling av enskilda individer eller grupper.

För ett lyckat samarbete med en extern konsult är det bra om chefen har formulerat ett tydligt mål med insatsen och avsatt tid för att jobba med problemet. Men viktigast av allt är att chefen inte lämnar över processen helt till konsulten utan tydligt visar att det är arbetsgruppen som äger frågan.

 

tips medarbetar-undersökningar

  • Förberedelse Diskutera tillsammans med ledningen hur ni bedömer situationen; vilka frågor vill ni ha svar på och vilka resurser har ni till ert förfogande, till exempel företagshälsovård och HR.
  • Utskick Informera medarbetarna om syftet med medarbetarundersökningen vid utskicket och hur tidsplanen ser ut. Var transparent genom hela processen.
  • Återkoppling Förankra resultaten hos ledningen innan de återkopplas till medarbetarna. Presentera en plan på hur ni ska jobba vidare med enkäten i samband med återkopplingen.
  • Åtgärder Avsätt tid för att jobba med varje fråga eller kategori. Gör upp en konkret handlingsplan för åtgärder där det tydligt framgår vem som ska genomföra vad. Försök att förhålla dig neutral till den information du tar in. Ställ öppna nyfikna frågor för att bilda dig en uppfattning om situationen.
  • Uppföljning Utvärdera alltid resultaten, till exempel genom en ny medarbetarundersökning.

Källa: Pia Ståhl, arbetsmiljökonsult, Robert Holmberg forskare i arbets- och organisationspsykologi och Martin Carlström, organisationspsykolog på Havinder & Carlström

fakta osa-enkäten

Prevents medarbetarundersökning, OSA-enkäten, är utformad för att täcka delarna i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA). Den består av nio kategorier med vardera sex frågor. Gå in på www.prevent.se och sök på osaenkaten.

Taggar: ArbetsmiljöarbeteChef