Publicerad 16 november 2021

Så väljer ni rätt mötesform

Möten

Träffas fysiskt, ha hybridmöte eller mötas helt digitalt? Alternativen har blivit fler och det är inte alltid helt lätt att veta vilken mötesform som blir bäst. På fackförbundet Akavia har de rent digitala mötena visat sig vara ett bättre alternativ än att ses fysiskt när det är dags för förhandlingar. 

Enligt Internetstiftelsens senaste rapport "Svenskarna och internet" anser hela 85 procent att digitala arbetsmöten under pandemin fungerat bra.

Anne Westerlind som är förhandlare och rådgivare på fackförbundet Akavia säger att digitala mötet till och med har förändrat hennes och kollegornas arbete till det bättre. Foto: privat

– Det har varit lättare att hitta tider för möten för förhandling eftersom alla parter som ska delta har sluppit långa resor inom Sverige. Tidigare kunde det vara en hel dags resa för en timmes möte, säger hon.

En förhandling kan handla om alltifrån en enskild medlem till större förändringar i en organisation. Vid en stor förhandling är det upp emot 15 personer som ska delta och hitta en lucka i almanackan; det är medlemmar, arbetsgivare, chefer, representanter från HR-avdelningen och andra fackförbund.

Tidigare när mötesdeltagarna hade rest långt för en förhandling under en begränsad mötestid fanns en press att komma till avslut vilket kunde stressa fram ett resultat.

– Nu är det lättare för parterna som är mitt i en förhandling att återkomma till varandra eftersom det mötet också kan ske digitalt.

Om hon ska nämna en nackdel med att en förhandling sker digitalt är det att möjligheten att bygga relationer under fikarasten går förlorad, men hon tycker bestämt att fördelarna överväger.

– Även om vissa möten och förhandlingar alltid kommer att genomföras fysiskt så har de digitala mötena fungerat så bra för oss att jag tror att de är här för att stanna, säger Anne Westerlind.

Att digitala möten förbättrar tillgängligheten och spar restid för mötesdeltagarna håller branschorganisationen Svenska Möten med om. De har listat några för- och nackdelar med respektive mötesform (se faktaruta här intill). Men digitala möten kräver samtidigt en viss teknisk kompetens av deltagarna och det är betydligt svårare att tolka kroppsspråk och stämningar. Det gör att risken för missförstånd kan öka. 

Tips Välj rätt mötesform

Fördelar med fysiska möten:

  • Att träffas fysiskt skapar engagemang och främjar problemlösning.
  • Det är lättare att undvika missförstånd när man ser varandras kroppspråk och mimik.
  • Man blir glad och får energi av att ses på riktigt.
  • Platsen gör skillnad! Att byta miljö ger energi och arbetslust.

Nackdelar med fysiska möten:

  • Det tar tid att flytta sig fysiskt.
  • Det ställer högre krav på tillgängligheten för att inkludera alla deltagare.
  • Transporter till möten kan ha en negativ inverkan på klimatet.

Fördelar med digitala möten:

  • Digitala möten är ofta mer tidseffektiva.
  • Digitala möten gör det enklare för fler att delta och ökar därmed tillgängligheten.
  • Bra alternativ om deltagarna är geografiskt utspridda.

Nackdelar med digitala möten:

  • Större risk för missförstånd. Svårare att tolka kroppsspråk och stämningar.
  • Teknik som strular.
  • Det kan vara svårare att visualisera och lösa problem.
  • Viss teknisk kompetens krävs. Det krävs mer av dig som deltagare.

Källa: Svenska Möten

Taggar: Möten

Webbfråga

Hur viktiga är dina kollegor?

  • Trivs bäst när jag får jobba själv 8%  
  • Kul med utbyte men måste inte ses varje dag 46%  
  • Kan inte tänka mig jobbet utan dem! 46%  
Totalt antalet röster: 24