Publicerad 20 maj 2021

Så får du det nya flexibla arbetslivet att funka

Artikelserie hybridkontoret

Experterna är eniga – vi kommer inte återgå till våra gamla kontorsliv efter pandemin. Men hur gör man för att få det nya hybridkontoret att funka optimalt? Sofia Edholm, digital strateg på Diwo, har några goda råd för ett bra flexibelt arbetsliv.

Att jobba platsoberoende är det nya normala – det är de flesta eniga om. Sofia Edholm är digital strateg på konsultföretaget Diwo och har arbetat i många år med att hjälpa företag att skapa välfungerande digitala arbetsplatser. Hon menar att vi står inför ett vägval.

– Många branscher kommer få ta till sig flexibla arbetssätt för att vara attraktiva arbetsgivare.
Men i och med det måste de också ta ställning till hur hybridkontoret ska se ut för dem. Ska de välja en heldigital approach, så kallad "virtual first", eller ska de välja en mix där medarbetarna kan jobba antingen digitalt eller på plats? Hur ska den mixen se ut i så fall? Vilka regler ska gälla? Foto: Diwo

Lära leda sig själv

Oavsett vilken approach företaget väljer finns det några saker att ta hänsyn till för att hybridkontoret ska fungera bra. Sofia Edholm delar upp det i sådant som arbetsgivaren måste göra och sådant medarbetaren måste göra.

– Som medarbetare kommer du behöva lära dig självledarskap. Du har mer frihet men också mycket mer ansvar, både för att åstadkomma resultat och för din egen arbetssituation.

Hon uppmanar flexarbetare att ha en ständig dialog med sin närmaste chef och att vara tydlig med vad man behöver stöd kring, samt att ta eget ansvar för att skapa en arbetssituation där man kan åstadkomma resultat och nå sina mål.

Håll koll på tiden

En annan viktig parameter för ett välfungerande flexibelt arbetsliv är att ta sin återhämtning på allvar. Med videomöten som avlöser varann är det lätt hänt att missa de där viktiga små andrummen som kommer naturligt mellan möten på ett kontor. Det handlar om allt från att ta tillräckligt med pauser till att "gå hem" från jobbet i tid, och att inte sprida ut arbetsdagen över dygnet. Här gäller eget ansvar, men med stöd från chefen.

– Avsätt tider på dygnet då du inte kollar meddelanden och mejl och ha två helt jobbfria dagar per vecka.

Tydlighet och stöd

För arbetsgivaren handlar det om att se över sin strategi och identifiera vilka luckor som finns för att få till ett fungerande hybridkontor. Är det tekniken, kulturen eller kanske kommunikationsvägarna som behöver ses över?

– Skapa tydliga policies kring hur ni kommunicerar och dokumenterar beslut. För om det inte är solklart vad vi har för informationsvägar i en hybridvärld är risken stor att det uppstår informationsklyftor mellan dem som arbetar primärt på plats och dem som arbetar primärt på distans,

Tydliga spelregler är också viktigt, menar Sofia Edholm.

– Hur flexibelt får arbetet vara? Finns det vissa möten eller dagar då alla måste vara på plats? Allt detta måste vara glasklart så att alla medarbetare vet vad som gäller.

Sist men inte minst måste arbetsgivaren hjälpa sina ledare att bli trygga i rollen som chef på distans.

– Det är inte helt lätt att gå från att veta var medarbetarna är och gör hela tiden till att leda på distans. Här måste företag se till att rusta sina chefer till att bli coacher som stöttar snarare än chefer som detaljstyr. Tillit kommer att vara en viktig egenskap på framtidens arbetsplats. Lita på dina medarbetare, ge dem frihet under ansvar.

 

Sofia Edholms tips för ett bra flexibelt arbetsliv

Till medarbetarna:

  • Ta själv ansvar för din egen arbetssituation, vänta inte in att chefen ska tala om för dig vad och hur du ska göra.
  • Säg till din chef om du behöver stöd i att leda dig själv. Var tydlig med vad du saknar och vill ha hjälp med.
  • Se till att få tillräckligt med återhämtning. Bestäm tider på dygnet då du inte kollar mejl, skickar sms eller använder datorn. Och ha två jobbfria dagar i veckan.

Till arbetsgivarna:

  • Se över er strategi och identifiera var det finns luckor för att kunna fungera i en hybrid värld. Är det tekniken, möteskulturen eller kommunikationsvägarna som behöver ses över?
  • Skapa tydliga policys och riktlinjer kring arbetssätt och kommunikationsvägar.
  • Hjälp era ledare att känna sig trygga i rollen som "chef på distans".
  • Stötta medarbetarna så att de kan leda sig själva men lär dig också att som chef sätta upp och följa upp mål för dina medarbetare.

Taggar: ArtikelserieCoronavirusetDistansarbete