Med en enkel uppdelning av olika arbetsmöten kan effektiviteten och engagemanget öka på jobbet. Det visar en ny studie om lärande och idéutveckling i arbetslivet.

Publicerad 19 september 2014

Så kan mötet bli bättre

Med en enkel uppdelning av olika arbetsmöten kan effektiviteten och engagemanget öka på jobbet. Det visar en ny studie om lärande och idéutveckling i arbetslivet.

Många chefer och anställda ägnar mycket tid åt möten. Beslut fattas, åtgärder diskuteras och viktig information förmedlas. Ändå upplevs många möten som långdragna och onödiga.

– Möten mellan människor behövs. Det är hela grunden till att vi lär och utvecklar en verksamhet. Men möten utan fokus riskerar att skapa en uppgivenhet i organisationen, säger Annika Engström vid Linköpings universitet som i juni disputerade med en avhandling om arbetsmöten.

Efter att ha studerat arbetsgrupperna vid ett mindre industriföretag ser hon fördelar med att dela in arbetsmöten i två kategorier: utförarmöten och utvecklingsmöten. Då kan både lärande, kommunikation och effektivitet förbättras i hela organisationen.

– Utförarmöten ska bara fokusera på vad som måste göras här och nu för att lösa ett akut problem. Annars är det lätt att fastna i grundläggande frågor om verksamheten, som varför problemet uppstår eller var det saknas resurser, säger Annika Engström.

Vid särskilda utvecklingsmöten bör istället de övergripande frågorna diskuteras.

– Då kan man till exempel gå igenom vad som behöver förändras för att det akuta problemet inte ska uppstå på nytt, säger Annika Engström.

Hon menar också att väldigt många möten ser likadana ut, trots att de har helt olika ändamål.

– Beroende på vilket syfte som finns för mötet så kan tid, plats och hjälpmedel behöva varieras. En snabb information kan till exempel göras stående, säger Annika Engström.

Till stor del är det chefen eller den som leder mötet som ska se till att samtalet inte förlorar fokus. Men även att alla på plats är delaktiga och engagerade.

– Det kan behövas spelregler för arbetsmöten. Särskilt om någon eller några pratar för mycket, lägger sordin på stämningen eller använder härskartekniker. Är det till exempel helt okej att vara tyst hela mötet och lyssna, eller behöver de som talar mycket ge utrymme åt andra. Sådant ska den som leder mötet vara tydlig med, säger Annika Engström.

Ett möte kan också vara effektivt i sig, men överföringen av mötets innehåll till andra i organisationen fungerar sedan inte. Därför är det viktigt att se till så att samspelet mellan olika arbetsgrupper fungerar. Annars kan möten bli verkningslösa.

– Ett bra första steg är att vara klar över svaren på de här frågorna inför ett möte: Vad ska du leverera, till vem och hur ska mötet ledas? Då har du bra förutsättningar för att uppnå effektivitet.

Peter Rehnfelt

Taggar: Möten