Publicerad 9 januari 2015

Flytten gav bättre arbetsklimat

Forma kontoret I mars 2013 flyttade medarbetarna in i Stora Ensos nyrenoverade kontor i centrala Stockholm. Ett kontor som täcker två våningar och rymmer både en extern del för kundmöten och en intern del. Anledningarna var flera till att man valde att satsa på just aktivitetsbaserat kontor.

Man ville ha lokaler som var mer flexibla eftersom det kunde variera ganska kraftigt mellan hur många som befann sig på kontoret från dag till dag. Många medarbetare reser mycket mellan koncernens olika kontor. Dessutom ville man även skapa en miljö som främjade kompetensöverföring och kontakter mellan olika funktioner.

Det nuvarande kontoret är en öppen planlösning med olika typer av arbetsmiljöer som kompletteras av mötesrum och tysta rum.

– Alla platser är likvärdiga och alla, även ledningen, sitter i samma lösning, säger Lars-Gunnar Olsson, ansvarig för lokalförsörjningsfrågor.

För att också spegla vad Stora Enso arbetar med så satsade man mycket på förnyelsebara material i inredningen.

Eftersom många arbetar från fler av koncernens olika kontor så har man infört gemensamma IT-system och andra tekniska system. Det ska inte vara några problem att förflytta sig mellan olika kontor och kunna plocka upp dokument, e-post eller annat som man behöver.

För att göra övergången så smidig som möjligt satsade man ordentligt på information och på utbildning i form av workshops.

– Det är ett stort steg att gå från enskilda kontor till delade lokaler och arbetsplatser. Vi hade informationsmöten med ledningen och med alla medarbetare. Vi lät alla ventilera sina frågor och gick igenom vilka typer av arbetssätt som behövdes. Vi har utrustat efter de behov som finns.

Vi hade också ett antal workshops där vi avhandlade allt från praktiska saker, som var förvarar jag mina saker, till arbetssätt.

Vid halvårsskiftet i år genomfördes en uppföljning där alla medarbetare fick svara på en enkät där utfallet blev positivt.

– Över 80 procent svarade att de inte vill gå tillbaka till den miljö vi hade tidigare, säger Lars-Gunnar Olsson som själv tycker att den flexibla lösningen fungerar utmärkt.

– Jag skulle säga att flexibiliteten är vår lycka. Genom den har vi klarat förändringar som nyrekryteringar och omställningar som inte tror hade fungerat lika bra annars.

En del justeringar har man fått göra efter inflyttningen och en inkörningsperiod.

– Vi hade ett antal telefonkiosker som var en bur där en person kunde stå för att ringa. De användes aldrig så vi har tagit bort dem och istället satsat på fler tysta rum dit man kan gå om man behöver avhandla något med en kollega eller behöver vara ostörd.

En av dem som jobbar på Stockholmskontoret är Cathrine Wallenius, kommunikationschef för Building & Living och presschef för Sverige. Hon tycker att det finns många vinster i den nya kontorslösningen. 

– Våra nya lokaler skapar en social miljö. Kollegor hejar och pratar med varandra, det är lättare att inleda spontana samtal och istället för att mejla går jag ofta förbi och frågar. Så det har blivit en mer social kultur som jag tror att vi vinner mycket på. Sedan tycker jag om ljuset som strömmar in och att de öppna ytorna ger en så bra översikt över lokalerna.

Anita Gullberg

Taggar: