Publicerad 11 september 2015

Konflikttrasslet går att reda ut

Konflikter

När man är mitt i dem kan de kännas som hopplöst olösliga härvor. De väcker en massa känslor och kan påverka hela tillvaron på arbetsplatsen. Men faktum är att konflikter går att nysta upp och förstå. Konflikter, varför uppstår de, vad får dem att trappas upp och vad krävs för att ta hand om dem?

Birgitta Neugebauer har sett hur olösta konflikter kan förlama en hel arbetsgrupp. När hon 2009 blev chef för en avdelning på Landvetter flygplats visste hon att det fanns problem. Bland annat hade en medarbetarenkät visat usla resultat, såväl för gruppen som för hela organisationen. Men Birgitta Neugebauer kände inte till hela bakgrunden till det förgiftade klimatet. Och hon hade ingen aning om hur omfattande härvan var.

– När vi väl började lyfta på stenarna kom det upp hur mycket som helst som hade legat och pyrt. Till exempel visste alla att det hade förekommit trakasserier och mobbning, men ingen hade tagit upp det.

Anneline Sander är universitetslärare och konsult i konflikthantering. Tidigare arbetade hon som skådespelare och regissör. Sedan 2005 ägnar hon sig i stället åt arbetslivets dramatik.
För även en arbetsplats kan ses som en sorts scen, menar Anneline Sander.

– Vi är inte där med vårt personliga jag, utan vi är där i en roll, för att vi ska producera något tillsammans med andra.

På en arbetsplats kan man inte välja sina kollegor. Trots det krävs att man gemensamt löser mängder av små och stora frågor: Schemaläggning, ansvarsfördelning och val av arbetsmetoder, för att bara nämna några. Och det i en löpande vardag som inte sällan är pressad.

I en arbetsgrupp där alla förstår sin roll, har en hanterbar arbetssituation och känner sig trygga i gruppen flyter det ofta på utan större problem. Men om samarbetskulturen väl har börjat knaka i fogarna kan små saker lätt växa sig stora och krångliga.

– Meningsmotsättningar måste vi ha, de är ofta bra. Men vi måste ta tag i dem tidigt, och komma överens. Annars kan det bli destruktiva konflikter, säger Anneline Sander.

Genom sina konsultuppdrag har Anneline Sander sett på nära håll hur illa det kan bli när besvikelse, irritation och misstro drar ner en hel grupp i förgiftande spiraler.

– Friedrich Glasl, som skrivit om konflikteskalation, brukar säga "Har vi en konflikt, eller har konflikten oss?" För i allvarliga konflikter så har konflikten ofta personerna.

Hon tror att det ofta är till hjälp att betrakta sitt sammanhang lite på avstånd. Fast det kan vara lättare sagt än gjort, framförallt i en situation där man känner sig trängd eller hotad. Då går de flesta människor in i ett försvarsläge. Det medför att blickfånget smalnar och att förmågan att se nyanser och komplexitet minskar. Många blir också mer känslomässigt sköra. Det kan leda till att händelser och ord som annars skulle ha passerat obemärkt blir gnistor som tänder på konflikten ytterligare.

– På en arbetsplats hade chefen skickat ut ett mejl där hon hade råkat nämna två personer med förnamn och efternamn, men de andra bara med förnamn. Det tolkades som att de med bara förnamn var mindre värda, säger Anneline Sander.

Om misstankar och onda aningar tas upp direkt med den de berör kan de oftast klaras ut. Men i arbetsgrupper där tilliten är skadad tar oron ofta andra vägar.
– Risken är att jag inte vågar säga det till min chef utan i stället går till en kollega. Då börjar vi kanske fantisera ännu mera tillsammans, vilket gör att bilderna drar isär i stället för att mötas.

För att få hjälp att lösa problemen anlitade Landvetter flygplats 2011 Anneline Sander. Birgitta Neugebauers avdelning var en av de som fick extra mycket stöd.
Det första steget var att samla personalen, sätta ord på problemen och få var och en i gruppen att se sin egen betydelse.

– Jag sa att jag kommer att stötta och vägleda, men det är ni som kommer behöva göra jobbet. Vill vi eller vill vi inte komma upp i grön flagg på medarbetarundersökningarna? säger Birgitta Neugebauer.
Svaret blev ja, alla ville försöka.

I nästa steg ledde Anneline Sander en workshop där alla fick formulera för sig själva vad de gick och bar på. Därefter fick de i uppdrag att sortera upp det: Vad är relevant för hela gruppens möjligheter att komma vidare, och vad är mitt eget personliga tyckande? I det första fallet var uppmaningen att ta upp det med alla, i det andra att släppa det och gå vidare.

Gruppen arbetade därefter fram gemensamma regler för vad som skulle gälla, exempelvis för hur man bör gå till väga om man är missnöjd med någon eller något.

Parallellt med gruppens process genomförde Birgitta Neugebauer även organisationsförändringar med stöd av sin chef och HR-avdelningen.

Processen var tuff och känsloladdad för alla inblandade, berättar Birgitta Neugebauer. Inte minst för henne själv. Men effekterna lät inte vänta på sig. De ständiga ställningskrigen ebbade ut och byttes i konstruktiva dialoger. Bara ett år senare hade andelen som sa sig vara nöjda med arbetsklimatet ökat från 19 till 89 procent.

– Det var fantastiskt! säger Birgitta Neugebauer.

Fakta Så skapar du forum för att lösa konflikter innan de drar iväg

  • Gör det till rutin att ha en runda där alla får uttrycka sin bild av läget på veckomöten/arbetsplatsträffar. Rotera gärna ansvar för olika delar av mötet till alla i gruppen.
  • Låt dörrarna till chefernas rum stå öppna så mycket som möjligt.
  • Håll korta verksamhetsmöten varje morgon, för att kolla av om alla är klara över sina uppgifter och om det finns problem som behöver lösas.
  • Se till att medarbetarsamtalen har en tydlig struktur.

Tänk på Alla har ansvar för arbetsklimatet

  • Försök bemöta varandras olikheter och skilda arbetssätt med nyfikenhet. ”Aha, du gör så, vad intressant.”
  • Om du känner oro, irritation eller besvikelse över något: Prata direkt med den det berör. Håll dig till din upplevelse av de konkreta saker som har inträffat och undvik omdömen kopplade till personen. Uttryck dig i jag-form. ”När jag uppfattar att du gör detta känner jag…”
  • Känns det svårt att få överblick över situationen och förstå vad den handlar om? Ta då hjälp av en vän eller kollega som inte själv är inblandad, som är bra på att lyssna utan att vara dömande eller föra saker vidare.

Taggar: RelationerArbetsklimat