Man sitter i soffa bland en massa leksaker och jobbar.

Publicerad 7 december 2015

Effektivare göra en sak i taget

Workfulness

Åtta av tio tror att de måste svara på inkommande mejl och telefonsamtal omgående enligt en undersökning från Telenor. Men att multitaska gör oss inte mer effektiva, snarare tvärtom. Det anser hjärnforskaren Katarina Gospic.

Katarina Gospic har forskat om beslutsfattande och känsloreglering och konstaterat att den teknik vi i dag omger oss med snarare bidrar till ineffektivitet än till effektivitet. Orsaken ligger i att vi inte förstår vilket förhållningssätt vi bör ha till tekniken för att kunna prestera på topp.

– Vi är jättedåliga på multitasking och vi anpassar oss inte, oavsett ålder och kön. Yngre säger ofta att de är bra på det och äldre säger att de är dåliga. Men när man testar är alla lika dåliga. Vår känsla av hur vi fungerar stämmer alltså inte med verkligheten och det är därför vi inte kan använda vårt sunda förnuft, säger hon.

Trots detta lockas vi ändå att ständigt avbryta det vi håller på med för att kolla mejl, nyheter och sociala medier. Men varför? Kort sammanfattat handlar det om att vi – när vi surfar efter nyheter, messar med kunder och kompisar och lajkar på Facebook – i praktiken frisätter signalsubstansen dopamin och därmed hela tiden skickar bekräftelse- och belöningssignaler till hjärnan, vilket gör att hjärnan bara vill ha mer. Vissa studier pekar på att vi tittar på mobilen 150 gånger. Per dag!

– För hjärnan är det som att ha ständig tillgång till en godispåse. Att kolla sms och Facebook gör att vi får en social bekräftelse, det är som en klapp på axeln. Samma sak är det när du surfar och hittar något nytt och spännande, då är det det nya som ger hjärnan belöning.

Det är alltså grundläggande och mänskliga impulser som drar igång när vi använder den sociala tekniken. Men vår användning är problematisk även av andra skäl – den går nämligen ut över vår koncentrationsförmåga, enligt Katarina Gospic.

– Eftersom det kan ta upp till 25 minuter att återfå vårt ursprungsfokus så är vi inte effektivare när vi ständigt avbryter oss för att göra annat. Fast vi tror det. Så man kan undra hur fokuserade vi egentligen är under en hel dag. Effektiviteten beror helt på hur vi förhåller oss till tekniken.

Det som nu behövs förutom kunskap är konkreta åtgärder, både hos individer och arbetsgivare, säger hon. Tillsammans med telekomföretaget Telenor har hon därför utvecklat programmet Workfulness, som bland annat innehåller tips på regler för ljud i kontorslandskap och tips på rutiner för mejlhantering. I en pilotstudie på ett IT-företag fick de anställda testa att vara mobilfria två timmar på förmiddagen och två timmar på eftermiddagen. Dessutom infördes mobilfria möten. Det gjorde att mötena blev mer effektiva, och dessutom upplevde folk att de blev lyssnade på. De blev verkligen förvånade över skillnaden. Det blev helt enkelt ett bättre socialt klimat. Vissa tog med sig det i privatlivet och någon köpte en klockradio och förbjöd mobilen i sovrummet.

För det är inte bara för egen del det blir problematiskt att ständigt kolla mejl, sms och nyheter. Det händer också något med de runt omkring som inte får din uppmärksamhet.

– Det exkluderar personen som sitter mitt emot och rent psykologiskt gör det faktiskt ont.

I skolans värld finns redan diskussioner och åtgärder kring teknikanvändning, men i arbetslivet är frågan fortfarande ny.

– Vi borde ha samma livliga diskussion här, för vi är inte bättre än våra barn. Och ser man till yngre människor som ska jobba i 30-40 år till så är det inte hållbart.

Katarina Gospic pekar också på de ökade sjukskrivningarna, där psykisk ohälsa och stressrelaterade diagnoser blir allt vanligare.

– Jag säger inte att tekniken är den enda orsaken, men jag tror att det är en viktig orsak. De kortsiktiga belöningarna tar fokus från allt annat. Vi måste vara medvetna om hur det fungerar för att kunna styra det själva. Lyckas vi inte med detta kommer det bli katastrof, säger hon.

Tips för att bli mer närvarande på jobbet

  • Använd att-göra-listor – gör det viktigaste först direkt på morgonen.
  • Bestäm vissa tider när du kollar och svarar på mejl.
  • Stäng av alla ljudpåminnelser och pushnotiser.
  • Sätt mobilen i flightmode om du har möjlighet.

Tips till arbetsgivare som vill införa workfulness

  • Bli medveten och lyft ämnet – inför mobilfria möten och mobilfria tider.
  • Sätt upp regler för inom vilken tid mejl ska besvaras.
  • Prata om hur arbete och fritid hänger ihop.

Taggar: StressIT