Publicerad 29 april 2015

Nya krav på chefen i aktivitetsbaserat kontor

Kontoret

Aktivitetsbaserade kontor ställer nya krav på både chefer och medarbetare. Släpp in personalen tidigt i processen om kontoret ska flytta eller byggas om, råder forskaren Susanna Toivanen. Det lönar sig i längden. 

Hur utformar man attraktiva kontor, som stöder verksamhetens behov, stimulerar kommunikation och samtidigt ger god arbetsmiljö för de individer som jobbar där? Det diskuterar Susanna Toivanen, Centrum för forskning om ojämlikhet i hälsa, Chess, vid Stockholms universitet, i boken Framtidens arbetsplatser.

Det finns modeströmningar när det gäller kontor, precis som på andra områden. Nu är det aktivitetsbaserat som gäller vid ny- eller ombyggnad, konstaterar Susanna Toivanen. Tidigare kallades de flexkontor och förekom mest i it-branschen.

I aktivitetsbaserade kontor finns ofta inte skrivbord till alla. Bara cirka 75 procent av de anställda förväntas vara på plats samtidigt. Kontoret är indelat i zoner för olika slags arbete. Miljön är ofta ljus och luftig. Det kan finnas GPS-funktioner som visar var olika medarbetare för stunden befinner sig.

– Ett problem är att marknaden fungerar som om en kontorstyp passar alla, oavsett verksamhet. Så är det inte. Det finns potential i kontorsmiljön för att både hjälpa och stjälpa, säger Susanna Toivanen.

Hur kontoret ska se ut bestäms ofta snabbt, har hon sett. Förarbetet är i många fall inte lika grundligt som vid andra stora ekonomiska beslut. Forskning visar att framförallt ljudet kan bli ett arbetsmiljöproblem i kontorslandskap. Enligt Susanna Toivanen går många risker att eliminera i förväg – om man utgår från vilket arbete som faktiskt ska utföras på kontoret och tänker på arbetsmiljön tidigt i processen.
Personalen bör kopplas in på ett tidigt stadium, anser hon. Efteråt kan det vara både svårt och dyrt att rätta till brister.

Aktivitetsbaserade kontor, där mycket jobb utförs på andra platser än vid skrivbordet, ställer även nya krav på ledarskapet. I sina studier har Susanna Toivanen mött chefer som känt sig villrådiga, nästan överflödiga.

– När man arbetar i gränslösa miljöer behövs ett helt annat sätt att leda. Chefen kan inte längre komma ut ur sitt vackra hörnrum och titta ut över ett kontorslandskap, där medarbetarna sitter och arbetar. Det går inte att ha visuell kontroll.

I stället behövs ett mer stöttande, coachande ledarskap, där chefens roll blir att underlätta för medarbetarna att utföra arbetet. Chefen ser till att de har det som behövs för att jobbet ska gå smidigt. "Servant leadership", kallar Susanna Toivanen det.

Gränslöshet innebär också nya utmaningar för de anställda. Vid det här laget är det välkänt att många tycker att det är svårt att hålla isär arbete och fritid på ett bra sätt. Men det ligger också en svårighet i kravet på att vara självgående.

– När medarbetarna släpps fria, förväntas de ofta vara självledande och veta precis vad de ska göra. Klarar man inte det, är det lätt att känna att man inte lever upp till förväntningarna. Vi behöver också prata mer om hur man stimulerar inre motivation och får saker gjorda av egen kraft, säger Susanna Toivanen.

I sin fortsatta forskning hoppas hon kunna fördjupa sig mer i de frågorna.

Råd för en lyckad kontorsomgörning

  • Börja i god tid, gärna flera år i förväg.
  • Förankra förändringarna hos ledningen.
  • Utgå från verksamhetens behov. Vilka arbetsuppgifter ska utföras?
  • Engagera de anställda, särskilt de kritiska.
  • Ta reda på vad i de gamla lokalerna som fungerar bra respektive mindre bra.
  • Ta hjälp av specialister om det behövs, men släpp inte ansvaret till dem.
  • Utvärdera. Håll dialogen igång flera år efter förändringen.

Taggar: ArbetsmiljöarbeteChef