Publicerad 21 januari 2015

Omgörningen gav nya arbetssätt

Forma kontoret När Nordea stod inför lokalförändringar i Stockholm valde man att satsa på aktivitetsbaserade kontor. Bankens huvudkontor går från fem till två byggnader och samtidigt genomförs en förändringsprocess för att införa ett nytt sätt att arbeta.

Nordea har valt att bygga nytt och det första av två kontor står färdigt på Kungsholmen. Här delar 2 000 medarbetare på 26 000 kvadratmeter fördelat på nio våningar. Inflyttningen skedde succesivt mellan februari och slutet av sommaren i år. Nästa kontor blir i Kungsträdgården.

– Ursprungligen är det rena effektivitetsskäl bakom förändringen. Ett antal av de hus vi satt i var i mycket dåligt skick, berättar Tommy Nordström som varit projektledare inom Nordea. Vi valde att satsa på moderna och flexibla lokaler. Lokaler som går snabbt att anpassa efter olika behov.

Det nya kontoret består av en rad olika miljöer anpassade för olika typer av arbetsuppgifter och medarbetarna kan i princip röra sig över hela kontoret. Men alla har något som kallas för ”hemmazon”. Här har man plats för sin personliga förvaring och det som tillhör det team man jobbar i.

Inför flytten har Nordea bedrivit en förändringsprocess för att föra in de nya arbetsmetoderna i organisationen och förbereda medarbetarna. Det är en av förklaringarna till den successiva inflyttningen.

– Att gå över till aktivitetsbaserat kontor är mer än bara möbler och utformning av lokalerna. Det är starten på något nytt. Ett nytt sätt att arbeta. Vi har förstått att det kan vara en stor förändring för många personer och därför har vi jobbat på olika sätt för att förbereda medarbetarna. Vi har haft olika workshops till exempel i hur du hanterar din arbetsdag och i dokumenthantering. Vi har också haft workshops i ledarskap för våra chefer.

Flytten till de nya lokalerna har fungerat bra och det beror till stor del på att man planerat för och på allvar arbetat med förändringsprocessen, anser Tommy Nordström.

– Vi är rätt nöjda och tycker att vi nått relativt långt. Sedan går det alltid att förbättra, förfina och utveckla.

För att utvecklingen ska fortsätta har Nordea även arbetat fram ett uppföljningsmaterial med bland annat workshops för alla chefer.

Förändringen kommer inte heller att stanna i Stockholm. Aktivitetsbaserade kontor ska nu också införas i Oslo, Köpenhamn och Helsingfors.

– Det kommer att bli mer än 10 000 personer som berörs. Vi har ganska stora fastighetsprogram i banken.

Till andra företag som står inför att förändra sina kontor har Tommy Nordström några råd. Fråga andra som gjort samma resa och hör hur de har gått tillväga. Men ta också tillvara egna resurser och kompetens internt.

– Vi har tagit hjälp av externa experter men har också valt att jobba mycket med interna resurser. Vi borde trots allt vara de som vet bäst hur vi har det på jobbet. Sedan är det viktigt att planera för och jobba aktivt med förändringsprocessen.

Anita Gullberg

Taggar: