Publicerad 4 februari 2015

Ta tempen på den psykiska hälsan

De flesta känner ibland stress, vantrivsel eller oro på jobbet. På vissa arbetsplatser har det gått så långt att det blivit ett permanent inslag. Men det går att reda ut varför negativa känslor uppstår och se till att de minskar eller försvinner. Då har den psykosociala skyddsronden en viktig roll.

1. Se bakåt och framåt

En psykosocial skyddsrond bör göras minst en gång varje år som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Börja med att kolla när tidigare skyddsronder gjorts och vilka resultat som finns. Ta hänsyn till om det pågår ständiga förändringar på arbetsplatsen, det kan vara anledning till att ronderna bör göras oftare. Se även till att ronden genomförs både inför en större förändring, och att den görs efteråt.

2. Välj rätt verktyg

Välj ett verktyg som är lämpligt att använda på din arbetsplats. Men var noga med att det är rätt saker som undersöks och att den valda metoden är vetenskapligt säkerställd. De flesta checklistor och enkäter innehåller frågor om arbetsuppgifter, krav, ledning med mera. Svaren ges i regel i rutor med olika alternativ. Det gör resultaten mätbara och visar hur arbetsbelastning, stöd, ledarskap och återhämtning med mera upplevs på arbetsplatsen.

3. Ge en introduktion

Innan ronden ska göras bör information ges om hur genomförandet ser ut och vilka verktyg som används. Berätta om varför den psykosociala skyddsronden görs, av vem och om det finns några särskilda motiv till att den görs just nu. Ge även utrymme för en genomgång av de frågor som ska besvaras. Var beredd på att kunna förklara innebörden i frågorna – de kan tolkas olika.

4. Avsätt tid till svar

Se till att alla har möjlighet att kunna svara på frågorna om arbetsmiljön, och att de får tid till att tänka över sina svar om det behövs. Vissa medarbetare behöver längre tid på sig att delta i ronden, vilket kan bero på arbetssituation, språkkunskaper, motivation med mera. Om någon inte deltar kan det behövas en diskussion om vad som är orsaken.

5. Gör en problemanalys

När medarbetarna gett svar på frågorna i ronden ska resultatet sammanställas. En viktig punkt är att försöka se vad som är orsak till stress, bristande motivation, lågt förtroende och liknande, snarare än att direkt börja vidta åtgärder. Genom att komma åt orsaken till upplevda problem, kan de i regel åtgärdas eller tas bort mest effektivt.

6. Ge snabb återkoppling

Det finns ingen orsak till att vänta med att visa det faktiska resultatet av ronden tills det ska diskuteras. Ett av några undantag är om en situation är mycket problematisk och man behöver prata ihop sig i ledningsgruppen så att man kan samordna information och insatser på bästa sätt. Om varje medarbetare först enskilt kan reflektera över sammanställningen kan det ge både fler perspektiv på analysen och genomtänkta förslag på åtgärder när resultatet sedan diskuteras i grupp.

7. Bjud in till diskussion

Det övergripande resultatet av ronden kan först redovisas för hela arbetsgruppen. På större arbetsplatser bör de anställda sedan delas upp i grupper om 6-12 personer. Då får alla möjlighet att komma till tals. Samtalen bör följa en uppgjord dagordning med syfte och mål för samtalet, presentation av fakta, reflektioner, identifiering av möjligheter och risker samt förslag på åtgärder. De förslag som kommer fram kan delas in i tre kategorier; vad kan jag göra, vad kan gruppen/enheten göra och vad kan ledningen göra. Längden på mötena avgörs av storleken på gruppen. Mötena bör dessutom protokollföras.

8. Från ord till handling

Efter gruppdiskussionerna är det dags att ta tag i de idéer och förslag som framkommit. Gör en handlingsplan med konkreta åtgärder och se vilken budget som finns för dessa. Ange tidsplan och vem som ska se till att åtgärderna genomförs.

9. Följ upp

När handlingsplanens åtgärder genomförts är det inte självklart att de ger de effekter som avsetts. För att få reda på hur resultatet av det gemensamma arbetet fallit ut bör därför en uppföljning göras en tid efter skyddsronden.

10. Sätt i system

Se till att det finns rutiner på arbetsplatsen så att arbetsmiljöarbetet är systematiskt. Med i förväg bestämda tillvägagångssätt och rutiner går det att se när, hur och av vem arbetsmiljöarbetet ska genomföras, samt vilka som bör medverka. Att planera arbetsmiljöarbetet med hjälp av en årscykel kan underlätta och bidra till att arbetsmiljöarbetet uppfattas som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Då kan det integreras i samtliga beslut som kan komma att påverka hälsan eller arbetsmiljön.

Tips på verktyg:

”Arbetsplatsens psykosociala puls” (APP), framtagen av Arbets- och miljömedicin vid Akademiska sjukhuset i Uppsala. En checklista för att identifiera brister i den psykosociala arbetsmiljön. Ladda ner via Arbets- och miljömedicins webbplats.

 ”ARIA” är ett verktyg för att kartlägga psykosociala arbetsförhållanden. Ett intervju- och observationsinstrument. Kan beställas på folkhalsoguiden.se.

 ”Stressenkäten”, Prevent. Kartlägg stress på arbetsplatsen, både på individuell nivå och gruppnivå. Ladda ner på Prevents webbplats.

Peter Rehnfeldt

Taggar: StressPsykisk hälsa