Publicerad 3 juni 2021

Så lyckas ni med tekniken på hybridkontoret

Artikelserie hybridkontoret

I takt med att arbetslivet blir alltmer flexibelt och medarbetarna sitter utspridda är tekniken kittet som får det att gå i lås. Men vad krävs egentligen för att få hybridkontoret att fungera optimalt rent tekniskt?

Enligt en undersökning som Tele2 och Kantar Sifo har gjort vill sex av tio fortsätta att jobba på distans då och då även efter pandemin. Men när några sitter på kontoret och andra sitter hemma, eller på annan plats, ställs det nya krav på tekniken. Johanna Juhl arbetar med produktledning på Tele2 och får dagligen frågor från sina kunder kring vilken teknik de ska välja för att få arbetsdagen att fungera.

– Det handlar om att få till en lösning där upplevelsen blir lika för alla, oavsett om man är på plats på kontoret, sitter hemma, på ett kafé eller ett coworkingställe. Grunden är en bra, snabb och säker uppkoppling för att slippa hackiga videoupptagningar där både ljud och bild försvinner, säger hon.

Bra samarbetsverktyg

Utöver pålitlig uppkoppling är ett bra samarbetsverktyg A och O för att få hybridkontoret att funka. Video, chat, delningsmöjligheter – det är mycket som ska ingå.

– Scanna marknaden och se vad som passar bäst för just er, alla lösningar passar inte för alla företag. Men ett allmänt råd är att det är viktigt att göra ett aktivt val och att tänka på helheten så att det blir enkelt för alla som ska använda verktyget.

Och tänk på att ha en policy kring vilka verktyg som används till vad.

– Bestäm var ni ska göra vad. När ska man chatta, när mejlar man, hur delar vi dokument? Detta bidrar till effektiviteten men även till säkerheten, säger Johanna Juhl.

Glöm inte säkerheten

För säkerhet är en annan faktor när vi sitter utspridda. Därför är det viktigt utbilda och guida sina medarbetare.

– Det finns många gratisprogram för videomöten och chat men de följer inte alltid företagens säkerhetspolicys. Så ta reda på hur bra skydd ni har i den lösning som valts. Det handlar om allt från kryptering till hur och var data sparas.

För den som jobbar från ett kafé eller coworkingsställe är det lätt att glömma att säkerheten inte är lika hög som på kontoret.

– Ett enkelt knep är att ställa in sin dator att meddela om man ansluter till ett offentligt nätverk, så att man måste godkänna det. Ett annat tips är att ha som policy att medarbetarna bara får använda sin arbetsdator i jobbet, inte privat.

Bra lurar och skärm

Utöver dessa mjukvarurelaterade tekniktips tycker hon att en extern skärm, bra hörlurar och extern mikrofon är några andra tekniska hjälpmedel som underlättar distansarbetet.

– En mikrofon kan vara bra om man sitter flera personer i samma rum och har möte med andra som sitter på distans. Då är ofta datorns mikrofon för klen. Här finns det olika lösningar, men en så kallad "puck" som har inbyggd högtalare och mikrofon är ett bra val.

Hemma räcker det oftast med datorns inbyggda mikrofon och kamera, men ett par bra hörlurar, gärna med brusreducering, kan vara på sin plats.

– Tänk också på att se över den fysiska miljön när du sitter på distans och stäng av mikrofonen när du inte pratar, eftersom ljud runtomkring dig kan störa mötet.

 

Tips lyckas med tekniken på hybridkontoret

  • Se till att alla kan vara med på möten på lika villkor. Välj en konferenslösning som är enkel att koppla upp sig till oavsett var medarbetarna sitter.
  • Se till att alla medarbetare får utbildning i de verktyg och lösningar som företaget väljer.
  • Se även över och utbilda medarbetarna i datasäkerhet när de arbetar på distans.
  • Använd externa hörlurar, gärna med brusreducering. Även en extern skärm kan underlätta vid hemarbete.
  • Välj bra chatlösningar som passar ert företag. Gör ett aktivt val och inför policys så alla använder samma verktyg.
  • Bestäm var ni ska göra vad. När ska man chatta, när mejlar man och när passar det bäst att ringa?

 

Taggar: ArtikelserieDigitaliseringKontor