Publicerad 24 november 2021

Digitala kommunikationskanaler skapar förvirring

Digital kommunikation

Slack, Teams, Skype och mejl. Ju fler plattformar vi har desto mer förvirrad riskerar kommunikationen att bli. Erica Dhawan, expert på teamarbete och digital kommunikation, tycker att det behövs riktlinjer för hur de olika kanalerna ska användas på arbetsplatsen.

När merparten av arbetet utfördes på ett kontor fanns en rad oskrivna kommunikationsregler. Om en kollega till exempel hade hörlurar på sig förstod man att det inte var läge att störa. Nu när vi i rask takt har gått över till hybridarbete och det inte längre går att läsa kroppsspråk och observera varandra, behövs ordningsregler för digital kommunikation. Det anser Erica Dhawan som är aktuell med boken "Digital Body Language".

Erica Dhawan hänvisar i tidskriften Harward Business Review till en studie där 2 000 amerikanska kontorsanställda ingår. Över 70 procent av de som deltog i studien upplevde att den digitala kommunikationen med kollegor stundtals var otydlig. På ett av företagen i studien ville ledningen veta vad som hänt eftersom de upplevde att samarbetet plötsligt blivit dysfunktionellt.

Filer på flera ställen

– Det var deadlines som missades, mejl som inte blev besvarade och rapporter om obekväma konversationer i olika chattrum samt en allmänt passiv-aggressiv stämning medarbetare emellan.

Erica Dhawan upptäckte att kommunikationskanalerna ofta användes på ett felaktigt sätt. Att chatta på Teams hade blivit ett sätt att undvika möten, vilket ledde till att komplexa frågor hanterades via chatt när ett möte hade varit mer adekvat.

Ett annat problem vad att ett och samma meddelande skickades i flera olika kanaler samt att filer delades på flera olika ställen så att medarbetarna tillslut inte visste var de kunde hitta vad. Det var också vanligt att de som skrev i chattar var otydliga med om det de skrev var en allmän åsikt eller en uppmaning till handling.

Erica Dhawan har skapat riktlinjer för digital kommunikation på jobbet (se faktaruta här intill). Men hon varnar för att det är lätt att glida tillbaka till gamla dåliga vanor.

– För att förhindra det kan man utse en ambassadör för varje kommunikationskanal vars roll är att uppmuntra best practice i kanalen och uppmärksamma de som använder kanalen på rätt sätt, säger Erica Dhawan.

Tips använd kanalerna rätt

  • Teams/Slack: Används för meddelanden som kräver snabbt svar. Om du har komplexa problem och frågor är det bättre att boka ett möte eller ringa. Ställ in din tillgänglighet i kanalen så att andra kan se om du är upptagen eller inte.
  • E-post: Används när du vill ha kommunikationen dokumenterad samt om du har viktig information eller bifogade dokument. Ange tydligt i mejlet vad du förväntar dig för svar samt när du behöver ha svar. Mejl lämpar sig inte för småsnack kollegor emellan.
  • Videomöten/videosamtal: Passar för möten där det är viktigt att se varandra, checka in eller dela dokument. Även bra om man vill stämma av hur ett projekt går. Boka in på förhand. Den som bokar mötet förtydligar om deltagarna förväntas ha kameran på. Spela in mötet så de som missat kan ta del av innehållet i efterhand.
  • SMS: Används i brådskande fall när det inte går att få tag på någon via övriga kanaler. Undvik att messa under möten.
Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom

Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom Chefredaktör och ansvarig utgivare 08-402 02 52

Taggar: Digitalisering

Webbfråga

Hur viktiga är dina kollegor?

  • Trivs bäst när jag får jobba själv 8%  
  • Kul med utbyte men måste inte ses varje dag 46%  
  • Kan inte tänka mig jobbet utan dem! 46%  
Totalt antalet röster: 24