När enkäten är gjord börjar det viktiga arbetet med att förbättra de områden där ni fått lågt resultat. Det arbetet gör ni bäst tillsammans i grupp, genom att diskutera fram vilka åtgärder ni tror skulle förbättra er arbetsmiljö. I menyn finns information om alla nio områden som ingår i enkäten, och förslag på frågor att använda er av.
När minst sex av de anställda svarat på enkäten kan du som ansvarig se resultatet genom att följa länken i det mejl du fick när enkäten skapades. Alla svar är anonyma. Baserat på de anställdas svar får du ett svarsresultat med återkoppling på olika belastningsfaktorer i er arbetsmiljö.
Så redovisas resultatet
Resultatet redovisas både som ett index för varje frågeområde och som ett medelvärde av vad de anställa har svarat på respektive fråga. Värdet som redovisas ligger mellan 0 och 100 (noll utgår från "instämmer inte" och hundra från "instämmer helt").
Index för varje frågeområde delas in i tre nivåer:
67–100 bra/mycket bra resultat
34–66 lågt/halvbra resultat
0–33 mycket lågt resultat
Ett index på 67 och högre visar alltså på ett nuläge där majoriteten i arbetsgruppen anser att det mesta fungerar bra eller mycket bra. Ger undersökningen ett index under 34 så finns ett akut behov av förbättringsinsatser. Index kan användas för att följa utvecklingen över tid om du utför flera enkätundersökningar, till exempel en gång per år eller före och efter en omorganisation. Görs undersökningen samtidigt för flera arbetsgrupper eller inom hela organisationen finns också möjlighet till jämförelse mellan olika arbetsgrupper.
Varje fråga är viktig
Det är viktigt att titta på svaren i enskilda frågor. Varje enskild fråga ger ett medelvärde för gruppens samlade svar på frågan. Om en eller flera personer har angett ett värde mellan 0–25, är det ett tecken på att ni behöver prata om frågan. För att tydliggöra det visas en ikon med ett utropstecken intill frågan. Det är viktigt att också se till frågans medelvärde (högt eller lågt), dess relevans i verksamheten och dess karaktär. Om nästan alla frågor fått ett utropstecken kan det även vara en indikation på att någon eller några i gruppen inte mår bra och därför satt lågt inom många områden.
Bearbeta resultatet tillsammans
Diskutera tillsammans i grupp hur ni kan förbättra de områden där ni fått lågt resultat. Arbeta med sådant som det är realistiskt att förändra.
- Gå igenom resultatet tillsammans.
- Välj ut några områden som ni vill börja med att diskutera och förbättra, eftersom det är svårt att jobba med alla områden på en gång. En del grupper väljer att börja med det som är enkelt att förbättra, medan andra börjar med de områden där de fått sämst resultat. Att prata tillsammans i gruppen är viktigt för att ni ska komma framåt. Till ert stöd finns i menyn information om varje område och frågor att fundera över och diskutera.
- Ta fram förslag på åtgärder som skulle passa er. Skapa en kreativ miljö för idéer och förslag. Avfärda inget i ett första skede. Därefter kan ni värdera, diskutera och prioritera förslagen. Vad känns viktigast? Vad ska ni börja med? Planera hellre in få aktiviteter som ni verkligen genomför än att ta fram ett stort antal aktiviteter som inte blir av.
- Har gruppen mandat att fatta beslut? Annars lämnas åtgärdsförslagen vidare för hantering och beslut i företaget. Är det åtgärder ni själva bestämmer över gör ni upp en handlingsplan. Planen bör innehålla åtgärder, tidpunkt för genomförande, vem som ansvarar för åtgärdens genomförande och när uppföljning ska ske. Använd gärna Prevents mall för riskbedömning och handlingsplan.
Ta hjälp av experter
Kanske saknar ni kompetens att själva hantera vissa frågor, eller tycker att de är känsliga och därför skulle vilja ha experthjälp. Stöd utifrån kan vara ett bra sätt att komma vidare. Ofta kan Företagshälsovården hjälpa till. De har kunskap och erfarenhet av att förbättra arbetsmiljön i företag och organisationer.
Lästips i tidningen Arbetsliv
Läs artikeln Medarbetarenkät - och sen då?